5 étapes pour mettre en place la visioconférence dans mon entreprise

Pour ce début d’année 2021, nous vous avons préparé un dossier complet dédié à la visioconférence, avec les équipements indispensables et des comparatifs pour vous orienter vers le matériel adéquat à vos besoins. Vous y trouverez également de bonnes pratiques qui vous aideront à mettre en place une visioconférence productive au sein de votre entreprise, et ce de manière pérenne et réplicable.

Tout savoir sur la visioconférence et ses équipements pour collaborer à distance

Nous sommes tous d’accord pour dire que les méthodes de travail évoluent, et le phénomène s’est largement observé avec les mesures de distanciation sociale. Mais la visioconférence n’est pas nouvelle et présente outre l’aspect sécuritaire, certains avantages qui visent à assurer des modes de travail plus flexibles et mobiles et même favoriser les échanges à distance en temps réel.

Voici donc les 5 questions à étudier pour vous brancher sur le mode visioconférence.

1) Aménager une salle dédiée pour les réunions à distance

Afin de pouvoir organiser facilement vos rendez-vous et réunions à distance avec des collaborateurs internes ou des clients, il vous sera plus aisé de prévoir une salle dédiée et dores et déjà équipée pour n’avoir à vous concentrer que sur le contenu de votre réunion, et non les à côtés plus d’ordre technique.

Une fois que tout est installé et paramétré, vous n’aurez plus à y songer et occuperez cette salle exactement comme une simple salle de réunion, n’empêchant d’ailleurs pas de conserver le format traditionnel de réunion en présentiel.

2) Favoriser l’interactivité à l’aide d’un écran interactif

C’est la cas aussi d’une réunion en présentiel, mais en visioconférence l’écran interactif est un allié bien utile ! En effet, comme son nom l’indique l’écran interactif vous apportera de l’interactivité avec de multiples fonctionnalités pour présenter, brainstormer et rendre vos échanges plus dynamiques, concrets, et ainsi favoriser la participation de vos équipes.

Il existe plusieurs types et plusieurs tailles d’écrans selon vos besoins, vos usages et moyens, incluant une suite logicielle complète et des applications destinées à la fois pour les entreprises et pour les écoles.

3) Assurer la qualité d’image vous fera oublier que vous êtes à distance

Bien sûr, elle est incontournable pour la visioconférence : l’image de vos interlocuteurs. Pour cela il vous faudra une caméra. Si vous réalisez une visioconférence depuis votre ordinateur, celui-ci est bien souvent équipé d’une webcam, et si le but est simplement d’échanger oralement sur un sujet, celle-ci sera bien suffisante.

Par contre, si vous êtes plus nombreux et souhaitez partager, visualiser ou montrer des éléments à vos interlocuteurs via un écran interactif, une caméra grand angle et/ou pilotable pourra être utile.

4) Garantir une discussion fluide à distance

L’image sans son n’a pas beaucoup d’intérêt et on recherche particulièrement un son de haute qualité lors d’une visioconférence. En effet, bien que l’image soit liée au son, celui-ci est retransmis via un haut-parleur ce qui ne donne pas la même impression qu’un échange en direct.

On doit être concentré pendant une réunion quelle qu’elle soit, aussi en visioconférence cela peut demander plus d’attention et un son parasité par exemple est le meilleur moyen de décrocher. C’est pourquoi, il est important de s’attarder sur cette question pour choisir le micro adapté pour vos réunions à distance qui vous offrira une expérience optimale.

5) Connectez-vous à votre salle de réunion virtuelle

Une fois que vous êtes équipés de votre écran interactif ou PC/Mac, d’une caméra, d’un haut-parleur – micro, il vous reste la plateforme qui vous permettra de vous mettre en relation avec les membres de votre équipes ou vos clients. On parle ici des logiciels collaboratifs de visioconférence : il en existe plein, mais certains répondront à des besoins plus avancés.

En effet, il peut s’agir de logiciels simples comme le très populaire Teams pour appeler en vidéo, comme de plateformes virtuelles pour des réunions grand public, avec Zoom et bien d’autres, ainsi que de logiciels avec des fonctionnalités collaboratives permettant de faire de la gestion de projets en équipe et à distance, comme Teams.

Vous êtes prêt pour la visioconférence !

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