Un article très intéressant édité par le magazine « onehousestand »
Comment et pourquoi organiser une réunion professionnelle ?
- Posted on31 mai 2019
- 8 minutes de lecture
La réunion professionnelle donne la possibilité aux collaborateurs d’une entreprise de réfléchir ensemble à des sujets internes ou externes à la société, de dresser un bilan et d’exposer la stratégie de l’entreprise à l’ensemble des salariés. Cependant, nous savons pertinemment que l’organisation d’une réunion professionnelle peut être difficile tant il y a d’aspects à prévoir et à prendre en compte. Cet article vous permettra de savoir pourquoi organiser une réunion professionnelle sera bénéfique pour vous et votre société, mais aussi comment l’organiser.
1. Pourquoi organiser une réunion professionnelle ?
Certaines personnes sont contre les réunions. Elles relèvent le fait que les discussions ne mènent nulle part et les dépenses engendrées pour l’occasion sont trop importantes. Cependant, les bienfaits des réunions de travail ne sont plus à prouver : c’est un outil de communication et de management stratégique qui permet de communiquer des informations utiles et importantes, en obtenir, développer d’autres idées grâce au brainstorming et à la participation de chacun. Les réunions d’entreprise permettent aussi de trouver une solution adaptée à un problème et s’avèrent utiles au bon fonctionnement d’une société. Sans un minimum de coordination et d’échanges, bon nombre de projets n’aboutiraient tout simplement jamais.
2. Les différents types de réunions professionnelles
Il existe autant de types de réunions que de raisons d’organiser de telles rencontres.
A. Les réunions d’information
C’est le type de réunion le plus répandu dans les entreprises, il a ses raisons et avantages. Lors de ces meetings en entreprise le maître de réunion donne de manière structurée et étape par étape, des renseignements aux participants qui ont une posture « passive ». L’objectif de la réunion informative est de transmettre uniquement un message (plus ou moins détaillé) à toutes les personnes concernées et présentes à la réunion professionnelle. Cette réunion peut être utilisée pour faire un rappel des consignes de sécurité ou encore pour accueillir un nouveau salarié dans l’équipe.
B. Les réunions de revue
La réunion de revue est une réunion de travail très formelle. Elle regroupe toutes les personnes concernées par un projet en particulier. Cette réunion est donc essentielle à la réussite de tout projet mené au sein de l’entreprise. La réunion de revue permet de réunir tous les acteurs d’un projet pour faire le point, étape par étape, de manière très formelle sur un projet. Les participants sont présents pour suivre les différentes étapes du projet, en valider l’avancement ou rectifier la trajectoire en apportant les modifications nécessaires. Cette réunion professionnelle peut être utilisée pour effectuer une revue d’un projet ou pour le comité de pilotage.
C. Les réunions d’échange
Les réunions d’échange sont des réunions d’entreprise permettant aux participants d’échanger de manière libre sur un ou plusieurs sujets en particulier. Les participants peuvent émettre leurs avis, poser des questions ou encore proposer de nouvelles pistes de travail. La réunion d’échange est un meeting en entreprise qui permet donc de mener collectivement et étape par étape, un travail sur un sujet particulier de manière à avancer plus rapidement et plus efficacement. Les employeurs peuvent avoir recours à la réunion d’échange pour avoir les avis des salariés sur l’ambiance au sein de l’entreprise ou même sur ce qu’ils souhaiteraient améliorer concernant l’entreprise.
D. Les réunions de prise de décision
Comme leur nom l’indique, les réunions de prise de décision sont des réunions d’entreprise qui permettent de prendre une décision quant à une situation donnée. La réunion de prise de décision permet aussi la résolution de problèmes concernant l’entreprise. Lorsque l’entreprise rencontre une difficulté et doit prendre une décision radicale, les participants réfléchissent ensemble à la meilleure option possible pour débloquer une situation et faire repartir le projet dans le bon sens et lui donner une orientation plus favorable. Ce type de meeting en entreprise peut être utilisé pour savoir quel(s) fournisseur(s) retenir par exemple, ou quel candidat retenir au cours du test de recrutement.
3. Comment organiser une réunion professionnelle ?
Qui n’a jamais eu l’impression de passer plus de temps à participer à des réunions professionnelles qu’à avancer réellement dans son travail ? Si vos réunions d’entreprise sont parfois perçues comme une perte de temps, c’est sans doute parce qu’elles sont mal organisées. Voici les questions à se poser pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace et profitable à tous.
A. Ai-je vraiment besoin d’organiser cette réunion d’entreprise ?
La nécessité d’une réunion est un aspect primordial à prendre en compte, il est inutile d’organiser des réunions pour aborder un sujet qui ne concerne pas l’entreprise ou son fonctionnement. En effet, chaque réunion n’a pas nécessairement ses raisons et avantages. Si vous avez pris pour habitude d’organiser une réunion de travail tous les lundis matins, ces réunions sont-elles vraiment indispensables ? Alors, posez-vous la question suivante : « Ai-je vraiment besoin d’organiser cette réunion ? » Commencez par identifier le problème et essayer d’y trouver une solution seul(e). Si vous vous rendez compte que la solution est finalement relativement simple et qu’il suffit juste de prendre contact avec une ou deux personnes pour la mettre en place, il n’est sans doute pas nécessaire d’organiser une réunion professionnelle. En revanche, si la réponse à la question précédente est « oui », voici ce que vous devriez faire :
– Définir les objectifs de la réunion professionnelle
Vous devez être capable d’écrire noir sur blanc ce que vous attendez de cette réunion et quel est son but. À partir de ça, vous pourrez définir l’ordre du jour et un plan détaillé de la réunion. Faites en sorte de ne pas faire durer trop longtemps votre réunion, car après environ une heure, l’attention de vos employés baisse naturellement et la réunion pourrait être contre-productive.
– Bien choisir vos participants à la réunion professionnelle
Les personnes invitées à votre réunion professionnelle doivent y trouver leur compte et un réel intérêt. Si ce n’est pas le cas, votre réunion ne sera pas productive car les participants, ne se sentant pas impliqués dans le sujet, n’interviendront pas et perdront leur temps. Sachez également que votre réunion, pour être efficace, ne devrait pas avoir plus de 8 à 10 participants car au-delà, tout le monde n’aura pas le temps de s’exprimer correctement.
B. Choisir des horaires adaptés
Cela va de soi que pour votre réunion d’entreprise, la date et l’heure doivent être choisies en fonction de la disponibilité de chacun des participants et de la durée prévue. Selon une étude, il est préférable dans la mesure du possible, d’éviter les réunions entre 14 heures et 16 heures. En effet, durant cette plage horaire, le cerveau de vos collaborateurs est moins concentré et vos participants ne feront peut-être pas attention à votre discours.
C. Trouver le lieu parfait
Le lieu de votre réunion professionnelle doit être adapté au nombre de participants. L’ensemble des participants doit pouvoir s’installer et travailler convenablement, pour cela, la taille des locaux doit être adaptée et accessible par les transports en commun notamment. Sélectionnez un lieu atypique pour votre réunion professionnelle en privilégiant les lieux qui se différencient le plus possible de votre traditionnelle salle de réunion et du cadre de votre lieu de travail. Lorsque l’environnement plaira à vos employés, ils seront davantage à l’écoute.
Avec OneHouseStand, vous avez la possibilité de sélectionner et réserver en 3 clics, un lieu insolite pour votre réunion professionnelle. Sortez donc du cadre habituel de votre lieu de travail en organisant vos réunions sur des terrasses, par exemple. Consultez cet article pour savoir où est-ce que vous pourrez organiser votre réunion professionnelle.
4. Une touche originale pour vos réunions professionnelles
A. Les goodies
Les réunions professionnelles sont un excellent moyen de mettre en avant son entreprise. Par exemple, chacun peut recevoir un stylo et un carnet de notes, une tasse et éventuellement une clé USB où peuvent être inscrits le logo de l’entreprise.
Avec Promotique, il est possible de personnaliser des objets du quotidien pour votre entreprise. Leurs goodies et cadeaux d’affaires se démarquent des autres de par leur qualité. Cela permettra de conférer une meilleure image à votre société, et par la même occasion, vous démarquer des autres entreprises.
B. Le vidéoprojecteur interactif adapté
Un vidéoprojecteur interactif (VPI) est un système de projection constitué d’un vidéoprojecteur capable de détecter la position d’un stylet sur n’importe quelle surface de projection. Par ce procédé, la surface de projection se transforme en une surface interactive.
Rien de tel que d’utiliser un vidéoprojecteur interactif lors d’une présentation professionnelle. Alors, pour le confort de vos interlocuteurs lors d’un présentation au cours de la réunion professionnelle, l’utilisation d’un vidéoprojecteur est bien plus pratique que la simple utilisation d’un ordinateur, même avec un grand écran. La réunion professionnelle doit être irréprochable, et pour cela, interdiction de se servir d’un petit écran d’ordinateur avec une mauvaise luminosité ! Tous les participants doivent pouvoir visualiser ce qu’il y a sur l’écran.
Chez Ecran Interactif, vous pourrez vous procurez leurs objets éponymes. L’utilisation de leurs écrans interactifs révolutionnera, dans votre entreprise, la manière de communiquer avec vos clients et vos collaborateurs.
Avec Art & Craft, vous disposez d’un large choix de vidéoprojecteurs intéressants, de qualité et à de prix défiants toute concurrence ! Grâce à une projection de grande taille, vous pourrez davantage capter votre audience. Fixé au plafond, il est toujours prêt à l’emploi. Ceci est encore plus intéressant avec un tableau interactif. S’il n’est pas fixé, cela permettra de faire des présentations en tout lieu, du moment qu’il y a une surface de projection convenable.
L’association du vidéoprojecteur et du tableau interactif élargit le champs des ressources pédagogiques de votre entreprise et permettra une interactivité de groupe lors de vos réunions professionnelles.
Afin de faire en sorte à ce que votre réunion professionnelle se clôture dans les meilleures conditions possibles, n’oubliez pas de consacrer, à la fin de la réunion, un moment pour remercier tous les participants. En effet, les participants sont aussi des acteurs de sa réussite.
Conclusion
Une réunion professionnelle est un excellent moyen de faire l’état d’avancement des projets de l’entreprise. La réunion professionnelle est aussi un outil de communication qui vise à permettre le bon fonctionnement d’une société. Parfois, les réunions d’entreprise sont nécessaires pour faire participer les salariés aux sujets importants concernant l’entreprise. Néanmoins, une bonne préparation et organisation de votre réunion professionnelle permettra son bon déroulement. Aucun aspect n’est à négliger.